Назад

Управление ДОУ

 

Где решаются проблемы

Курганский Сергей Михайлович, доктор педагогических наук, Заслуженный учитель РФ.
директор департамента образовательных программ Международная академиякачества и маркетинга ХМАО-Югры



     
  0    0
  797

30.04.2015

Совещания — это мероприятия, где решаются проблемы, принимаются решения и формируется доверие. Без них невозможно эффективное руководство образовательной организацией. Вашему вниманию предлагается методика планирования, организации и проведения служебного совещания, освоение которой позволит поднять управление школой на более высокий уровень.

Когда проводить совещания?

У каждого директора школы уже сложилась практика проведения еженедельных совещаний. Например, в одних педагогических коллективах учителя встречаются по понедельникам с утра, чтобы наметить планы на неделю, другие предпочитают пятницу для анализа сделанного за этот период, уточняют действия при возникающих проблемах.

Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения.

Для чего необходимо проводить совещания? В целом назначайте совещание только в том случае, когда для этого есть обоснованная причина, в частности, когда вы:

• чувствуете потребность, чтобы все ваши заместители предоставили вам информацию по интересующему вас вопросу или высказали рекомендации;

• намерены привлечь членов администрации к участию в принятии решения или устранении проблемы;

• нуждаетесь в уточнении какого-то вопроса, который нельзя решить при общении с педагогическими работниками в отдельности;

• желаете поделиться информацией со всеми заместителями, рассказать об успехе, выразить свою озабоченность или довести до сведения учителей сложившуюся ситуацию;

• столкнулись с проблемой, для решения которой нужен вклад всех педагогических работников, поскольку у каждого заместителя собственные перспективы и подходы к ситуации;

• выяснили, что следует уточнить сферы ответственности для решения какой-то проблемы, вопроса или задачи;

• узнали о большей потребности у ваших заместителей в проведении совещания.

Не назначайте совещания в том случае, если:

• вопрос является персональным и его лучше решить в варианте один на один;

• у вас нет времени для подготовки;

• другой метод коммуникации позволит решить задачу лучше (внутришкольная локальная сеть, сайт школы, информационные стенды и т. д.);

• вопрос уже решен;

• тема не заслуживает траты времени всего педагогического коллектива;

• часть педагогического коллектива недовольна и требуется дополнительное время, чтобы выявить источник конфликта.

Шаги успешного проведения совещания

1. Выясните, какие мнения имеют участники совещания по поводу рассматриваемой проблемы.

2. Согласуйте ее общее определение.

3. Обсудите, в течение какого времени она существует и что происходит в настоящее время.

4. Узнайте, каковы мнения ваших заместителей по поводу причины возникновения проблемы.

5. Определите последствия проблемы, если она не будет решена.

6. Организуйте мозговой штурм для выдачи предложений по решению проблемы. Уточните плюсы и минусы каждого предложенного варианта.

7. Рассмотрите ключевые факторы, такие как время, ресурсы, финансы, ценности и т. д., которые надо принять во внимание, планируя дальнейшие действия.

8. Добейтесь соглашения по поводу выбранного варианта решения или того, как оно будет реализовываться на практике.

Для эффективного проведения совещания руководителю необходимо развивать следующие умения:

• фиксировать и визуализировать материал обсуждений группы в виде схем, отражающих суть обсуждаемой проблемы;

• управлять процессом обсуждения, используя методы активного слушания;

• резюмировать и подводить итоги обсуждения;

• задавать конструктивные вопросы, помогающие участникам совещания в поиске решения;

• устраивать презентации;

• управлять своим эмоциональным состоянием;

• понимать эмоциональное состояние своих коллег;

• завоевывать доверие коллег;

• убеждать других в необходимости изменений;

• оказывать влияние на участников обсуждения;

• поддерживать сотрудников — вдохновлять, воодушевлять, стимулировать и др.

С целью иллюстрации работы команды во время совещания, предлагаем посмотреть фрагмент телвизионного сериала "Доктор Хаус", реж. Грег Яйтанс и др., сценарий Дэвид Шор и др.

Алгоритм подготовки

Не следует думать, что вы, как директор школы, назначаете совещание и этим подготовка к нему ограничивается. Чтобы мероприятие оказалось успешным, оно должно быть хорошо продуманным и спланированным. Прежде всего следует проверить целесообразность проведения совещания, его актуальность.

Совет 1. Начните вашу подготовку с определения цели, сформулированной как можно точнее. Предстоит ли мозговой штурм, информационная встреча, высказывание идей, формулирование проблем, определение алгоритма действий? Вполне вероятно, ваша цель сложится из комбинации перечисленных видов деятельности. Далее целесообразно подумать о задачах, связанных с ее достижением, и четко сформулировать их. Это способствует успешному прохождению шагов по выработке повестки дня.

Совет 2. Приглашайте на совещание только тех, кому оно действительно необходимо, кто поможет добиться и предложит самые разные взгляды на обсуждаемые вопросы. К ним относятся педагоги,

• принимающие решения;

• обладающие нужной информацией и знаниями;

• имеющие отношение к вопросам повестки дня;

• нуждающиеся в определенных сведениях для более эффективной работы;

• необходимые для реализации принятых решений.

Совет 3. После того как вы определитесь с тем, кто вам нужен на совещании, пригласите их лично. Сообщите им заранее цель этого мероприятия. Самым трудным в ходе подготовки оказывается найти время, устраивающее всех участников.

Совет 4. Необходимо правильно выбрать дату, место, оборудование и оснащение. Чтобы избежать проблем, способных появиться в последнюю минуту и вызвать замешательство, обязательно проверьте место проведения совещания и заранее опробуйте все нужное оборудование.

Совет 5. Пока идет подготовка, используйте полученную информацию для разработки повестки дня. Начните с цели, а затем перейдите к участникам. Можно предложить следующий список пунктов, имеющих отношение к повестке дня:

• четко сформулированная цель совещания;

• ожидаемые результаты или поставленные задачи;

• состав участников;

• дата, время, место;

• продолжительность;

• кто проводит;

• какова роль каждого участника.

Совет 6. В повестку дня включайте лишь те вопросы для обсуждения, которые реально обсудить в течение выделенного времени. В качестве общей рекомендации исходите из допущения, что для рассмотрения одной темы требуется 30 мин., для обсуждения пяти тем — 2 часа. Помните, время, выделенное для отдельных вопросов, разное: некоторые проговариваются очень быстро, обсуждение других может затянуться.

Совет 7. Тщательно продумывайте порядок вопросов повестки дня. Их последовательность должна способствовать высокой активности всех участников совещания. Необходимо следить за тем, чтобы вопросы следовали в логическом порядке, один вытекал из другого. Разделите их типы: сначала обмен информацией, потом обсуждение проблем и, наконец, решение. Если в повестку дня включены действительно сложные вопросы, разбейте их на отдельные части, которые удобнее рассмотреть. Для хорошей динамики обсуждения начните с легких вопросов.

Проведение совещания


ШАБЛОН

 

 

Полностью этот материал доступен только пользователям, оплатившим доступ к модулю «Управление ДОУ».
Узнать условия и оформить подписку можно здесь

Если вы оплатили доступ к модулю, то не забывайте, что для просмотра публикаций вам необходимо войти в систему.