Логико-структурный подход как средство разработки и управления проектом

Существуют различные подходы к разработке и управлению проектами. Среди них особое место занимает логико-структурный подход, который благодаря построению логико-структурной схемы позволяет четко определить главную цель проекта, ключевые проектные результаты и действия по их достижению, тесно сопряженные с индикаторами результативности проекта.

Понятие об управлении проектами

Сегодня очевидно, что столь сложное явление, как проект, нуждается в управлении, причем в управлении особенном, сознательно и полностью учитывающем специфику проекта как управляемого объекта. Под управлением проектом мы понимаем деятельность субъектов управления, направленную на постановку и обеспечение эффективного (в пределе — оптимального) достижения комплекса целей проекта посредством обеспечения целеустремленности, организованности и мотивированности действий его участников на основе последовательного осуществления управленческих действий: анализа, планирования, организации, руководства и контроля.

В практике управления проектами базовые управленческие действия могут получать специфические дополнительные наименования: анализ — предпроектный анализ, планирование — планирование и разработка проекта, организация — создание проектных команд, руководство — мотивация участников процесса, контроль — мониторинг, оценка и коррекция проекта и т.п. По сравнению с базовым менеджментом организаций управление проектом предполагает акценты, связанные со спецификой проектов как объектов управления, что выражается, в частности, в выделении таких аспектов управления, как риск-менеджмент (управление рисками), тайм-менеджмент (управление временем), тим-менеджмент (управление командой), в особом внимании к управлению ограниченными ресурсами и др.

Для бюджетных организаций, не располагающих большими объемами свободных средств, проекты и управление проектами предъявляют особенно высокие требования к финансовому менеджменту, способности и возможности привлечения дополнительных ресурсов и их эффективного использования. И если многие из проектов, реализуемых в образовании, не предполагают получения прибыли и даже не требуют самоокупаемости, в любом случае от руководства проектами требуется грамотная и точная отчетность о расходовании используемых ресурсов.

Специфику управления проектами и его отличия от общего управления отражает такое определение: «Под управлением проектом подразумевается деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам (и ресурсам), а также качеству конечных результатов проекта (документированных, например, в техническом задании)».

Сущность логико-структурного подхода

Логико-структурный подход (далее — ЛСП) был разработан Агентством Международного развития в США в конце 1960-х гг. для оказания помощи в планировании, руководстве и оценке содействующих прогрессу мероприятий. С того времени этот подход в качестве инструмента планирования и руководства был принят большим количеством других учреждений, оказывающих помощь процессам развития.

В рамках ЛСП при планировании проекта выделяются восемь этапов применения:

1. анализ заинтересованных сторон;
2. анализ проблем;
3. анализ целей;
4. определение логики участия;
5. указание на допущения и факторы риска;
6. определение показателей;
7. подготовка графика мероприятий;
8. определение ресурсов.

В дополнение к той роли, которую ЛСП играет на этапе подготовки программы и проекта, он является также основным инструментом управления в ходе их претворения в жизнь и оценки, представляет собой основу для подготовки планов мероприятий, для разработки системы наблюдения за ходом выполнения, а также контекст, в котором производится оценка.

Основным выходным продуктом ЛСП является логико-структурная схема. Она представляет собой матрицу 4 х 4 (таблица 1). По такой матрице излагается краткое содержание проекта, приводятся допущения, лежащие в основе его стратегии, а также указывается способ мониторинга проекта.

Таблица 1. Логико-структурная схема

В текстовой части схемы излагается логика проекта (предпринимаемые действия, планируемые результаты деятельности, что позволяет судить о достижении определенных целей и т.д.), а также указываются лежащие в основе данной логики важные допущения и факторы риска. Таким образом рисуется основа для проверки выполнимости проекта и обеспечивается тщательная оценка сомнительных допущений и неоправданных факторов риска.

Для управления проектом и контроля над ним логико-структурной схемой определяются задачи, ресурсы и обязанности менеджмента. Содержание второй и третьей колонок (показатели достижений и измерение) следует рассматривать как основу мониторинга и оценки проекта.

Сильные и слабые стороны ЛСП

Сильные стороны ЛСП. Благодаря ясной постановке целей и их построению в «иерархию целей» логико-структурная матрица предоставляет средство проверки внутренней логики плана проекта, обеспечивая взаимосвязь мероприятий, результатов и целей. Этот подход вынуждает планирующие инстанции указывать на важнейшие допущения и факторы риска, могущие нанести ущерб успеху проекта, что вызывает необходимость обсуждения выполнимости проекта. Определяя показатели достижений и средства измерения прогресса, планирующим инстанциям приходится задумываться над тем, как вести мониторинг и оценку проекта непосредственно с момента его старта. Вся эта информация сведена в одном документе, представляющем собой полезное всем заинтересованным обобщенное изложение проекта.

Слабые стороны ЛСП. Доказав свою полезность в качестве инструмента планирования и руководства, ЛСП не является исчерпывающим средством ни для планирования, ни для управления и не дает гарантии успеха проекта. Процесс применения ЛСП требует времени и основательного обучения понятиям и логике данного подхода. От планирующих инстанций требуется обобщенно излагать простыми фразами сложные идеи и взаимоотношения, и фразы эти могут быть непонятны или даже бессмысленны. Слишком часто при заполнении логико-структурной матрицы в ходе разработки проекта используется карикатурный прием простого заполнения клеток, результатом которого является низкое качество подготовки проекта, неясная постановка целей и недостаточная заинтересованность в проекте участвующих сторон.

Проблемы могут осложняться также последующим инертным применением схемы в процессе осуществления проекта, без учета изменения условий, при котором может потребоваться изменение плана проекта. Постановка в ходе планирования нереальных задач может деморализующе сказаться на работе коллектива в ходе выполнения проекта.

Для успешного применения ЛСП требуется поддержка других средств технического, экономического, социального анализа и анализа среды. Участие заинтересованных сторон должно обеспечиваться как можно более полно, для чего от планирующих проект требуются коллективная работа и хорошее владение упрощающими работу приемами. Чтобы анализ проблем отражал действительные приоритеты, необходимо эффективное участие заинтересованных сторон, строящееся на уже установленных с ними связях. В ходе осуществления проекта следует регулярно проводить проверку и пересмотр логико-структурной схемы с тем, чтобы она отражала изменения условий выполнения проекта.

Терминология, используемая в рамках ЛСП

В рамках ЛСП используются следующие термины (таблица 2).

Таблица 2. Термины, используемые в рамках ЛСП