Неделя 3. Научиться ставить задачи себе и другим правильно

1162

Автор:

Опубликовано 1 февраля 2021

Новая неделя — новое задание в рамках проекта «Миссия выполнима: постоянные улучшения школы как привычка».

Небольшая предыстория. Помните ли вы сюжеты основных славянских сказок? Например, «По щучьему велению». Там Емеля говорит, чего его душа желает, а щука исполняет. Часто в славянской культуре заложено немного «царствования» при постановке задач. Вот хочу я так, по моему хотению и велению, так и будет. Мы часто этого не осознаем, это просто часть культурного кода.

О проекте для директоров школ и управленческих команд «Миссия выполнима: постоянные улучшения школы как привычка».

Начало: «Неделя 1. Agile results — 3 истории на день»; «Неделя 2. Проследить хронометраж своего рабочего времени»

По щучьему велению

В то же время такой подход не учитывает, что обычно сотрудники — это живые люди, а не золотые рыбки или волшебные щуки. Они могут не понимать задачу, не хотеть ее выполнять, не знать, как это сделать. Часто это становится причиной невыполнения задач. Так, по цепочке, могут затягиваться и стопориться долгосрочные проекты.

Руководители так часто ставят задачи, что обычно не задумываются о форме их выражения (и часто выходит немного «царствования»). Постановка задач — это тоже управленческая привычка. Если она хорошо отлажена, то возникает гораздо меньше сложностей и сбоев в общении с людьми и достижении общих целей.

Задача этой недели — осознанно посмотреть на свой стиль постановки задач, возможно, изменить некоторые элементы этой работы — и проследить, что изменится.

Не побоюсь сказать, что осознанность и экспериментальный подход в одном только небольшом аспекте (постановка задач) могут существенно изменить всю философию управления. Потому что постановка задач — это и про стиль общения, и про ответственность, и про конкретность, и про уважение, и про смыслы…

Обзор практики

Один из принципов этой книги — всегда начинать изменения с себя. Поэтому и принципы выполнения задач можно рассматривать по себе. Предположим, вы все три недели ставили себе задачи по модели Agile. Если так, то это более 60 личных историй. И все же реальность такова, что обычно не получается выполнить все 100% запланированных дел — и это нормально.
Если вы посмотрите на список невыполненных задач, то, скорее всего, заметите вот что:

Чаще всего невыполненным остаются нечетко сформулированные задачи (слишком большие, слишком расплывчатые). Либо задачи, выполнение которых зависит не только от нас самих.

Есть очень простая практика (в чем-то это может считаться привычкой), которая значительно повышает процент выполнения задач: как ваших личных, так и тех, что вы ставите своим подчиненным. Это умение формулировать задачи так, чтобы они не вызывали страха и разночтений.

Есть две основные ложные дороги, которые приводят к срывам выполнения дел:

Непонимание задачи. Например, неясно, что именно будет итогом, что должно измениться, где моя зона ответственности и где уже не моя, и в чем вообще смысл ее выполнения.
Неприязнь к задаче (часто из-за неверия в свои силы, страха, отвращения). Есть задачи, которые тяготеют над нами. Скажем, поход к стоматологу, который имеет свойство откладываться, пока не стало совсем невмоготу. Или подготовка объемного и бессмысленного отчета. Сдача учебной работы в ночь перед крайним сроком.

Что делать с непониманием и страхами?

Решение 1. Вы еще помните механизм формирования привычки через возмутительно простые действия? Со сложными задачами это тоже работает. Если проект кажется слишком глобальным, то можно продумать самый простой первый шаг к выполнению. Возмутительно простой. Несколько бытовых примеров: если речь о стоматологе, то это может быть «набрать номер клиники». Дальше уже задача сама будет вами управлять. Если речь идет про отчет, то, например, внести данные в первой строке. Потом пугающая магия отчета сама рассеется.

Когда вы ставите для себя относительно большую и сложную задачу, то обязательно продумывайте первый шаг, который не требует особенных усилий. Вы можете в целом сделать этот простой шаг задачей на день (с большой долей вероятности вы войдете во вкус и выполните дело целиком).

Если вы ставите сложную задачу не себе, а другому человеку, то предложите ему или ей сформулировать самый простой первый шаг, который можно сделать уже вот-вот (прямо сейчас или сегодня). Прибегайте к подсказкам, только если в этом будет необходимость, если видите, что человек растерян. Каждый сам, в сущности, должен научиться переводить большие и пугающие проекты в последовательность возмутительно простых действий.

Когда вы записываете свои три истории на день (или просто рабочие задачи), то пишите сразу полный первый шаг. Это может быть поначалу чуть менее удобно, чем написать ключевые слова «стоматолог» или «отчет». Используйте полные формулировки, которые начинаются с глагола совершенного вида и отвечают на вопрос «Что именно нужно сделать». Эта дополнительная минута приведет к экономии большого количества времени, которое теряется из-за откладывания на потом.

Вот несколько примеров тяготеющих задач и возможных первых шагов: «Сложная задача — Упрощающий первый шаг»

Сходить на урок к молодому педагогу — Договориться на следующей перемене о том, что приду;
Сдать рефлексивный дневник по обучению на курсах — Выделить 10 минут, чтобы записать ответы в первую графу дневника;
Изучить новый профстандарт руководителя — Скачать документ стандарта и начать читать.

Решение 2. Возмутительно простые шаги не сработают, если неясно, куда они должны привести и кто их совершает и когда крайний срок.

Когда мы общаемся с другими людьми, то наши намерения и идеи не всегда прозрачны для них. Есть такое наблюдение, что в большинстве организаций, если вы спрашиваете людей, чем они занимаются, а затем задаете тот же вопрос их начальству, вы слишком часто получаете два совершенно разных списка. Сотрудники не всегда четко понимают, где начинаются и заканчиваются границы их ответственности.

Есть ключевые принципы постановки задач себе и другому человеку:

Понятно, что должно произойти в наблюдаемых (поведенческих) терминах. Многие задачи звучат слишком абстрактно («Почитать новую нормативку»), тогда неясно, где границы этой задачи и что значит хорошее или плохое ее исполнение. При постановке задачи всегда должно быть ясно, что станет наблюдаемым итогом: появится какой-то интеллектуальный продукт, изменится чье-то поведение. В примере с нормативкой удобнее и понятнее будет формулировка: «найти новые нормативные акты за месяц и выписать все положения, которые затрагивают нашу школу». Продумывать такие формулировки чуть сложнее, чем просто повелевать. Однако не продумывать — это безответственно, так как руководитель погружается в уютный мир сказочных «пойди туда, не знаю куда…»
Понятно, кто конечный ответственный и каковы границы ответственности. Этот пункт, кстати, гораздо важнее руководителю, чем исполнителю. Если не задать четкие границы, то тогда у исполнителя всегда есть возможность переложить часть ответственности на руководителя под предлогом, что неясно, что делать. В управлении эта ситуация называется «пересаживание обезьяны на плечи руководителя», когда просьба прояснить задачу, привлечь других людей делает директора по факту исполнителем.
Понятно, когда и как вы проверите тот итог, о котором договорились. Срок выполнения задачи должен быть оговорен и понятен обеим сторонам. Вы можете подразумевать, что эта задача на сегодня, а собеседник может воспринимать скор как «когда-нибудь в ближайшее время». Желательно дать понять, когда вы посмотрите на результаты выполнения задачи и на что вы при этом будете обращать внимание.
Понятно, в чем смысл задачи. Этот пункт по сути должен идти первым в списке. Если задача короткая и скорее техническая (скажем, заказать питьевую воду), то можно долго не объяснять, зачем и как. Однако если предполагается интеллектуальный труд, то для него всегда должен быть смысл. Объяснить смыслы — это все же ответственность руководителя, поэтому важно для чуть более сложных задач объяснить, зачем это нужно, как это вписывается в контекст школы, что это принесет коллективу, ученикам или учителю лично.

Это общие принципы. Чтобы не теряться в них, есть множество чек-листов и технологий постановки задач. В целом, есть разные техники постановки задач. Неважно, какую именно вы используете (и используете ли вовсе). Цель любой техники — снабдить вас некоторым набором параметров, которые позволят проверить, что с постановкой задач все окей. Они обычно нужны на первоначальных этапах, чтобы повысить свою осознанность.

Когда будете ставить следующую задачу, просто перечитайте этот список. Все четыре пункта выполнены?

Задание на неделю
Во-первых, важно продолжить то, что вы уже начали делать на прошлой неделе: а именно ставить три ключевые задачи на день; по возможности отслеживать, не утекает ли от вас время.
Во-вторых, пересмотреть подход к постановке задач. Сначала посмотрите на список своих трех побед на все прошлые дни. Отдельно проанализируйте те, которые не были выполнены или которые вызывали затруднения. Как их можно было бы переформулировать?
В-третьих, все новые задачи самому или самой себе ставьте по правилам этой недели. Кроме того, в течение недели обязательно будут такие ситуации, когда вам нужно будет поставить задачи другим. Попробуйте записывать эти задачи (для себя или для обеих сторон) на бумаге, чтобы посмотреть, соответствуют ли они всем характеристикам.

_______

Если вы пока не в проекте, но хотели бы включиться, вы можете подписаться на рассылку или канал в telegram.

Хотите быть в курсе новых публикаций?

Подписывайтесь на рассылку от Директории

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности